Hoạt động công chứng đóng vai trò “người gác cửa” cho sự an toàn pháp lý của mọi giao dịch dân sự và thương mại. Một văn bản công chứng chuẩn mực không chỉ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên mà còn góp phần ổn định trật tự xã hội, hạn chế tranh chấp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy đã có nhiều vụ việc công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng bị Tòa án tuyên buộc bồi thường thiệt hại do sai sót trong hoạt động. Vậy đâu là những hành vi rủi ro, cách phòng tránh và giải pháp quản trị để hoạt động công chứng minh bạch, hiệu quả?
1.Những hành vi công chứng dẫn đến trách nhiệm bồi thường
Một số sai phạm điển hình thường khiến văn bản công chứng bị Tòa tuyên vô hiệu và phát sinh trách nhiệm bồi thường gồm:
- Công chứng giao dịch giả mạo hoặc trái pháp luật: ký cho người mất năng lực hành vi, người chưa đủ tuổi; công chứng giấy tờ, chữ ký giả; chứng nhận hợp đồng vi phạm điều cấm (chuyển nhượng đất chưa đủ điều kiện, nhà đất đang tranh chấp, kê biên).
- Công chứng khi không có mặt đầy đủ các bên: để người khác ký thay hoặc chứng nhận theo “lời khai” mà không trực tiếp xác minh nhân thân, ý chí tự nguyện.
- Công chứng khi giấy tờ chưa hợp lệ: hồ sơ thiếu, giấy tờ tẩy xóa, giả mạo; thiếu xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản đồng ý của vợ/chồng.
- Công chứng sai thẩm quyền, sai thủ tục: thực hiện ngoài trụ sở không đúng quy định, không lập vi bằng, không đọc lại hợp đồng, bỏ qua phiên dịch hoặc người làm chứng.
- Công chứng gây thiệt hại cho bên thứ ba: ví dụ chứng nhận việc thế chấp tài sản không có thật, khiến ngân hàng hoặc cá nhân chịu thiệt hại.
=>Hệ quả pháp lý: hợp đồng bị vô hiệu, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường dân sự, chịu kỷ luật, xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
2.Phòng tránh rủi ro trong hoạt động công chứng
Để ngăn chặn nguy cơ lừa dối và bảo đảm an toàn pháp lý, cả công chứng viên và người tham gia giao dịch đều cần thực hiện nghiêm túc các biện pháp sau.
– Công chứng viên cần thực hiện
- Kiểm tra chặt chẽ nhân thân: soi CMND/CCCD, hộ chiếu, hộ khẩu; đối chiếu bản chính.
- Xác minh năng lực hành vi: bảo đảm người ký đủ tuổi, minh mẫn, không bị ép buộc.
- Đối chiếu giấy tờ gốc, tuyệt đối không chấp nhận bản photo không hợp lệ.
- Tra cứu nguồn gốc, tình trạng pháp lý của tài sản (đất đai, thế chấp, tranh chấp).
- Đọc rõ toàn văn hợp đồng, yêu cầu xác nhận đã hiểu và tự nguyện.
- Yêu cầu ủy quyền hợp pháp nếu có người ký thay.
- Lập biên bản, lưu hồ sơ cẩn thận; cân nhắc ghi âm/ghi hình buổi công chứng.
- Thẳng thắn từ chối khi hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, rủi ro hoặc trái luật.
– Người tham gia giao dịch cần lưu ý
- Tự mình đến ký, tránh nhờ ký hộ trừ trường hợp có ủy quyền hợp pháp (và phải có văn bản ủy quyền rõ ràng).
- Mang theo hồ sơ nguồn gốc đầy đủ: hợp đồng mua bán cũ, hóa đơn, chứng từ chuyển nhượng trước đó, xác nhận thuế, giấy tờ liên quan.
- Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản trước khi ký: tra cứu thông tin thửa đất, hỏi UBND/xã, kiểm tra xem có tranh chấp hay quyết định kê biên không.
- Yêu cầu có người làm chứng/đại diện pháp lý nếu mình ít hiểu biết; nhờ người thân/luật sư/đại diện tin cậy tham gia để đối chứng.
- Đọc kỹ toàn bộ nội dung & hỏi rõ điều khoản rủi ro; nếu không hiểu, yêu cầu CCV giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu trước khi ký
- Không ký khi đang chịu ép buộc, bị say hoặc mệt mỏi; nếu cảm thấy bị ép, hãy đề nghị hoãn công chứng.
- Giữ bản gốc, sao y, biên bản và mọi chứng từ liên quan — nếu có tranh chấp sẽ cần.
- Ghi âm/ghi hình buổi ký (nếu có thể và được đồng ý) để làm bằng chứng quyết định ý chí tự nguyện khi cần.
- Tìm hiểu lịch sử người đối tác: hỏi hàng xóm, UBND, tra cứu thông tin giao dịch trước đó nếu có nghi vấn.
– Nguyên tắc “5 kiểm”
- Kiểm giấy tờ – bản chính, không giả mạo.
- Kiểm con người – nhân thân, năng lực hành vi.
- Kiểm sự thật giao dịch – hỏi rõ, xác minh ý chí tự nguyện.
- Kiểm pháp lý – giao dịch hợp pháp, không tranh chấp.
- Kiểm chứng lưu trữ – biên bản, hồ sơ, tài liệu được bảo đảm
3.Giải pháp quản trị tổ chức hành nghề công chứng
Không chỉ dừng ở nghiệp vụ cá nhân, các tổ chức hành nghề công chứng cần thiết lập cơ chế quản trị toàn diện để hạn chế rủi ro hệ thống.
- Quản trị nhân sự: tuyển chọn công chứng viên và nhân viên có đạo đức, năng lực; đào tạo định kỳ về pháp luật, kỹ năng nhận diện rủi ro; xây dựng văn hóa nghề nghiệp trung thực – khách quan – thận trọng.
- Chuẩn hóa quy trình: áp dụng mô hình 4 bước Tiếp nhận – Kiểm tra – Giải thích – Lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu đất đai, hộ tịch, thế chấp; công khai quy trình để người dân dễ theo dõi.
- Kiểm soát nội bộ: ban hành quy chế phòng ngừa rủi ro; thực hiện thẩm tra chéo hồ sơ quan trọng; tổ chức kiểm tra định kỳ nhằm kịp thời phát hiện sai sót.
- Minh bạch và trách nhiệm: niêm yết công khai phí, lệ phí; thiết lập kênh tiếp nhận phản ánh; mua bảo hiểm nghề nghiệp; xây dựng cơ chế bồi thường kịp thời khi phát sinh thiệt hại.
Con người chuẩn – Quy trình chặt – Kiểm soát nghiêm – Minh bạch trách nhiệm chính là nền tảng để tổ chức hành nghề công chứng hoạt động an toàn, hiệu quả và tạo dựng niềm tin xã hội.
Một văn bản công chứng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Khi công chứng viên và người dân đều thận trọng, khi các tổ chức hành nghề công chứng được quản trị chặt chẽ và minh bạch, thì những vụ việc “công chứng viên phải bồi thường” sẽ dần trở thành bài học của quá khứ, thay vì nỗi lo trong thực tại.
Thông tin liên hệ:
– Văn phòng luật sư Đồng Đội (Đoàn luật sư TP. Hà Nôi): P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
– Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
– Website: https://dongdoilaw.vn
– Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
– YouTube: https://www.youtube.com/c/VănphòngluậtsưĐồngĐội
– Tik Tok: https://www.tiktok.com/@vpls_dongdoi
