Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với mỗi Doanh nghiệp, từ khi bắt đầu thành lập thì một trong những công việc không thể thiếu đó là đăng ký làm con dấu. Các văn bản khi giao dịch hay hợp đồng trong hoạt động kinh doanh chỉ có giá trị pháp lý khi có sự hiện diện của con dấu. Để con dấu hợp pháp và được công nhận, Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan chức năng và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Trong quá trình hoạt động, khi Doanh nghiệp phát hiện thất lạc hoặc hư hại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (được cấp trước Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực), phải thông báo ngay cho cơ quan công an nơi đã cấp giấy chứng nhận đó theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp. Trường hợp không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định thì khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc khi Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin hủy con dấu có thể bị phạt hành chính 1.500.000 đồng (theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 185/2013/NĐ-CP và khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP). Để xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, cần nộp hồ sơ thông báo mất đăng ký mẫu dấu tại Phòng cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội PC64 – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ lập biên bản về hành vi làm mất, hư hại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Sau 7 ngày làm việc, Doanh nghiệp sẽ nhận quyết định xử phạt hành chính và thực hiện nộp phạt và làm thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại PC64. Trường hợp Doanh nghiệp giải thể, phá sản mà bị mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thì không phải thi hành quyết định phạt tiền (Điều 75 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012).
Thực tế, có những Doanh nghiệp do sơ ý hoặc khách quan làm mất con dấu. Khi đó, Doanh nghiệp phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn giải quyết. Nếu không thông báo ngay sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP). Trình tự xin cấp lại con dấu được thực hiện như sau:
+ Bước 1: Trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp con dấu và cơ quan công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu (khoản 7 điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
+ Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại con dấu tại cơ quan công an quản lý con dấu gồm: văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu (trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền); bản chính giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp.
+ Bước 3: Thực hiện nộp phạt hành chính về hành vi làm mất con dấu, nhận giấy giới thiệu của cơ quan công an để đến đơn vị khắc dấu và làm dấu mới. Sau 7 ngày làm việc, đến nhận giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và con dấu mới.
Đối với Doanh nghiệp mất con dấu hoặc đã trả con dấu cho cơ quan công an. Để đảm bảo thực hiện quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, thủ tục thông báo mẫu con dấu được thực hiện theo Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ngày 02/11/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Liên quan tới việc quản lý và sử dụng con dấu có thể thấy đối với con dấu đăng ký trước thời điểm Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì có thời hạn sử dụng là 05 năm và được ghi chi tiết trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Nếu phát hiện con dấu đã hết thời hạn sử dụng, Doanh nghiệp phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Với con dấu bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức trong thời hạn 05 năm, Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục cấp đổi lại con dấu.
Còn đối với con dấu được đăng ký sau thời điểm Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì không quy định về thời hạn sử dụng. Khi có nhu cầu cấp đổi lại con dấu hoặc trong trường hợp bắt buộc như: thay đổi tên công ty, thay đổi trụ sở khác quận; thay đổi loại hình doanh nghiệp… thì Doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh để bên thứ ba biết, thay vì đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây.
Nội dung bài viết đã thể hiện những vấn đề liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng con dấu. Hi vọng sẽ mang lại cho Qúy doanh nghiệp những kiến thức bổ ích để giải quyết các tình huống thường gặp trong hoặt động, sản xuất, kinh doanh.
Người viết: Kim Liên – Chuyên viên pháp lý
SĐT: 0966230091- kimlien94.3727@gmail.com
