Câu hỏi: Gia đình tôi thì ở huyện miền núi xa trung tâm, muốn ủy quyền cho người khác tham gia vào vào phiên tòa, theo tôi được biết thì ủy quyền cần có giấy xác nhận, nhưng ra xã chính quyền không xác nhận, mà đi công chứng thì xa. Vậy theo luật sư tôi nên làm gì để hoàn thành thủ tục ủy quyền?
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi, luật sư xin trả lời như sau:
1. Uỷ quyền là gì? Có được ủy quyền tham gia tố tụng không?
Uỷ quyền được hiểu là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc cho phép/uỷ quyền đó.
Theo quy định tại Điều 85 BLTTDS 2015, các đương sự trong vụ án dân sự có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác để tham gia tố tụng.
“ Người đại diện theo ủy quyền theo quy định của Bộ luật dân sự là người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự.”
Tuy nhiên, đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 của Luật hôn nhân và gia đình thì họ là người đại diện.
2. Điều kiện để được ủy quyền và nhận ủy quyền
Trên thực tế việc đại diện theo ủy quyền diễn ra rất phổ biến, các bên có thể thỏa thuận tiến hành giao dịch bằng nhiều hình thức, kể cả bằng miệng tuy nhiên đối với các trường hợp quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo hình thức đó mới có giá trị.
Căn cứ theo Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015 về đại diện theo ủy quyền như sau: “1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”. Vì vậy, giấy uỷ quyền là một hình thức đại diện ủy quyền do chủ thể bằng hành vi pháp lý đơn phương thực hiện, trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại Giấy ủy quyền.
Cũng theo Bộ luật dân sự 2015 hình thức ủy quyền gián tiếp được quy định tại khoản 1 Điều 140 về thời hạn đại diện “1.Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.” Theo Điều 140 trên, pháp luật vẫn ghi nhận hình thức ủy quyền bằng văn bản nhưng cũng không quy định việc ủy quyền không được thể hiện bằng hình thức khác. Đối với hình thức ủy quyền bằng văn bản, trong thực tế vấn đề còn nhiều tranh cãi và cần bàn luận là khi nào thể hiện dưới hình thức Giấy ủy quyền và khi nào là Hợp đồng ủy quyền.
Bản chất của giấy ủy quyền là hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền và áp dụng nhiều trong trường hợp cấp trên ủy quyền cho cấp dưới thực hiện công việc thông qua giấy ủy quyền. Thông thường, giấy ủy quyền được sử dụng cho trường hợp ủy quyền đơn giản. Đối với những trường hợp phức tạp thì các bên sẽ sử dụng hợp đồng ủy quyền. Do vậy, giấy ủy quyền không phải công chứng. Tuy nhiên để đảm bảo giá trị của nội dung ủy quyền được công nhận thì việc xin xác nhận UBND xã, phường vào giấy ủy quyền cá nhân là cần thiết. Bởi vì, giấy ủy quyền cá nhân khi được UBND xã xác nhận có các tác dụng sau:
- Giúp làm rõ sự khách quan của việc ủy quyền trong thực tế.
- Giúp xác nhận chữ ký của các bên trong giấy ủy quyền là đúng người, đúng thực tế.
- Giúp có quan tiếp nhận giấy ủy quyền không phải xem xét lại hình thức và nội dung giấy ủy quyền.
Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về các trường hợp chứng thực chữ ký có đề cập đến giấy ủy quyền như sau:
“Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Như vậy, giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký trong trường hợp không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, sử dụng bất động sản. Trong trường hợp của bạn, người nhận ủy quyền cho bạn là pháp nhân hoặc cá nhân, thay mặt, nhân danh bên ủy quyền để thực hiện các công việc một cách hợp pháp do một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó giao cho. Trong đó, hình thức ủy quyền được hai bên thỏa thuận là bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
3. Ủy quyền tham gia tố tụng bằng hình thức nào?
Theo khoản 6 Điều 272 của BLTTDS năm 2015 có quy định: “Việc ủy quyền quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều này phải được làm thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Trong văn bản ủy quyền phải có nội dung đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm”.
Chỉ có quy định đối với trường hợp văn bản ủy quyền để thực hiện việc kháng cáo đối với bản án sơ thẩm, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm thì văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực, còn những văn bản ủy quyền còn lại chưa có quy định nào buộc phải công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền. Theo đó, có hai hình thức ủy quyền : ủy quyền bằng hợp đồng và ủy quyền bằng giấy.
Hợp đồng ủy quyền đòi hỏi phải có sự tham gia ký kết của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Việc lập hợp đồng ủy quyền đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và có giá trị bắt buộc phải thực hiện các công việc đã nêu trong hợp đồng, đồng thời bên nhận ủy quyền có thể được nhận thù lao (theo thỏa thuận, nếu có)
Căn cứ theo Điều 562 Bộ luật dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Bên được ủy quyền phải thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của mình trong hợp đồng ủy quyền, nếu thực hiện công vượt vượt quá phạm vi ủy quyền thì bên ủy quyền không chịu trách nhiệm đối với phần vượt quá. Nếu sau khi hợp đồng ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện và bồi thường thiệt hại (nếu có).
Còn đối với giấy ủy quyền khi ủy quyền, không cần có sự tham gia của bên nhận ủy quyền (ủy quyền đơn phương) và việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Về thời hạn thì quyền do người ủy quyền quy định hoặc do pháp luật quy định và không có quy định về quyền và nghĩa vụ các bên. Sau khi giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại.
Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền. Bên được ủy quyền thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình ghi trong giấy ủy quyền. Nếu sau khi giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.
4. Thời hạn và thủ tục ủy quyền
Pháp luật quy định về thời hạn ủy quyền để tránh trường hợp bên được ủy quyền lạm dụng sử dụng sự ủy quyền để tham gia giao dịch ngoài mong muốn của bên ủy quyền. Vì vậy, thời hạn ủy quyền sẽ do các bên tự thỏa thuận với nhau hoặc do pháp luật quy định. Nếu không có thỏa thuận hoặc pháp luật không quy định thì hợp đồng ủy quyền có thời hạn 01 năm kể từ ngày xác lập theo điều 563 BLDS 2015.
Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 140 BLDS 2015 quy định về thời hạn đại diện thì việc ủy quyền cũng có thể chấm dứt khi:
- Theo thỏa thuận;
- Thời hạn ủy quyền đã hết;
- Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;
- Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền
- Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;
- Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 của Bộ luật này;
- Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được
Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP gồm:
– Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp không được ủy quyền;
– Nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Nhờ trông nom nhà cửa;
– Vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội của các thành viên trong hộ gia đình.
Ngoài những trường hợp nêu trên thì sẽ không thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền mà phải thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp thực hiện chứng thực chữ ký thì bên ủy quyền cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
– Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn hạn
– Giấy tờ về quan hệ hôn nhân nếu bên ủy quyền là hai vợ chồng, người đã ly hôn
– Giấy tờ về nội dung ủy quyền: Sổ hưu, trợ cấp, phụ cấp
Ngoài những giấy tờ trên thì bên ủy quyền cũng phải chuẩn bị giấy tờ tùy thân cùng hộ khẩu của bên nhận ủy quyền. Đối với nơi chứng thực chữ ký giấy ủy quyền thì tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về nơi chứng thực chữ ký cụ thể như sau:
– Phòng Tư pháp cấp huyện
– Ủy ban nhân dân cấp xã
– Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
– Công chứng viên của Phòng/Văn phòng công chứng
Lưu ý: Có thể thực hiện chứng thực chữ ký giấy ủy quyền tại bất cứ địa phương nào không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu nếu nội dung ủy quyền liên quan đến động sản.
5. Những trường hợp không thể ủy quyền
Có 06 trường hợp không thể ủy quyền:
- Không thể ủy quyền đăng ký kết hôn Không thể ủy quyền khi ly hôn
- Không thể ủy quyền khi đăng ký nhận cha, mẹ, con
- Không thể ủy quyền khi công chứng di chúc
- Không thể ủy quyền khi người được ủy quyền có quyền và lợi ích hợp pháp đối lập người được ủy quyền
- Không thể ủy quyền khi yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2
Từ những phân tích trên, do bạn không nói rõ phiên tòa mà bạn tham gia là thủ tục sơ thẩm hay phúc thẩm và trường hợp ủy quyền của bạn là có thù lao hay không? Nên chúng tôi xin chia thành các trường hợp như sau:
Thứ nhất, ủy quyền tham gia thủ tục sơ thẩm thì bạn không cần phải thực hiện thủ tục công chứng hay chứng thực.
Thứ hai, ủy quyền tham gia thủ tục phúc thẩm thì bạn theo quy định khoản 6 Điều 272 của BLTTDS năm 2015, chỉ có quy định đối với trường hợp văn bản ủy quyền để thực hiện việc kháng cáo đối với bản án sơ thẩm, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm thì văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực.
Nếu bạn ủy quyền không thù lao thì bạn có thể thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND xã theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Trong trường hợp việc ủy quyền của bạn tính thù lao thì bắt buộc bạn phải thực hiện thủ tục công chứng tại văn phòng công chứng với chi phí công chứng đối với Hợp đồng ủy quyền là 50.000 đồng và giấy ủy quyền là 25.000 đồng/1 trường hợp.
Lưu ý, nội dung các văn bản ủy quyền phải nêu rõ các công việc cần làm để tránh xảy ra những tranh chấp không đáng có sau này.
Trên đây là một số giải đáp của Luật sư gửi tới bạn, nếu còn thắc mắc xin liên hệ Văn phòng Luật sư Đồng Đội để được tư vấn thêm.
Trân trọng cảm ơn!
Người viết: Nguyễn Phương Hoa – Thực tập sinh tại VPLS Đồng Đội
Thông tin liên hệ:
Văn phòng luật sư Đồng Đội: P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
Website: https://dongdoilaw.vn
Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
Youtube: https://www.youtube.com/c/VănphòngluậtsưĐồngĐội
Tiktok: https://www.tiktok.com/@vpls_dongdoi
