Sao chụp tài liệu, chứng cứ (sau gọi tắt là tài liệu, chứng cứ, viết tắt TLCC) là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết của luật sư, tạo tiền đề để thực hiện nhiệm vụ bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp cho khách hàng. Mỗi vụ án sẽ bao gồm những hồ sơ, tài liệu, và chứng cứ khác nhau, theo đó Luật sư sẽ phải vận dụng những kỹ năng, kinh nghiệm để tiến hành sao chụp, thu thập TLCC có hiệu quả. Vậy Luật sư cần phải trang bị những kỹ năng khi tiến hành thu thập các tài liệu này như thế nào?
Để đảm bảo hiệu quả thuận tiện trong công việc, rút ngắn thời gian và sao chụp đúng – đủ – trúng TLCC, trong quá trình sao chụp TLCC tại các cơ quan tiến hành tố tụng (Cơ quan CSĐT, Viện kiểm sát, Tòa án), các cơ quan có thẩm quyền thì Luật sư cần phải chọn lọc các tài liệu có giá trị để sao chụp.
Trong vụ án hình sự các tài liệu chứng cứ quan trọng: (i) nhóm các bản khai, lấy cung đối với bị can, bị cáo, bị hại và người liên quan và (ii) nhóm tài liệu, chứng cứ do cơ quan tiến hành tố tụng ban hành (Bản kết luận điều tra; bản cáo trạng; bản án/quyết định), xác minh, thu thập (biên bản thu giữ tang chứng, vật chứng; biên bản bắt người phạm tội quả tang; biên bản khám nghiệm hiện trường/ thực nghiệm điều tra; kết luận giám định“thương tật/ thiệt hại tài sản”,…). Nếu lời khai của những người trong cuộc là minh chứng cho sự việc xảy ra trên thực tế, có giá trị để làm rõ diễn biến hành vi, xác định nguyên nhân, hậu của tội phạm thì các TLCC do cơ quan THTT thu thập, xác minh để xác định chứng cứ quan trọng để làm rõ sự thật của vụ án, định tội danh và khung hình phạt.
Đối với các vụ án dân sự, hành chính: Dựa vào việc Luật sư tham gia bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho chủ thể với tư cách pháp lý nào mà có hướng sao chụp phù hợp. Các TLCC chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của nguyên đơn/ người khởi kiện; yêu cầu phản tố của bị đơn/ người bị kiện; yêu cầu độc lập của người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan là các tài liệu mà luật sư cần tiếp cận và sao chụp.
Một điểm lưu ý là khi chụp hồ sơ dân sự thì chụp bút lục lớn đến bút lục nhỏ, còn hồ sơ hình sự thì ngược lại, điều này khiến khi đọc hồ sơ sẽ logic và dễ dàng hơn.
Thi hành án là giai đoạn cuối trong quá trình giải quyết vụ án. Theo đó cơ quan Thi hành án sẽ thực hiện theo bản án/ quyết định của Tòa án đã có hiệu lực thi hành. Trong giai đoạn này, TLCC Luật sư cần quan tâm sao chụp các bản án/ quyết định của Tòa án, quyết định thi hành án, biên bản xác minh điều kiện thi hành án, biên bản làm việc, các quyết định giải quyết khiếu nại và các văn bản có liên quan do cơ quan thi hành án ban hành.
Đối với hồ sơ vụ án đã có “danh mục hồ sơ và có đánh số bút lục” là những TLCC quan trọng mà Luật sư cần phải sao chụp ngày mà không cần chần chừ, bởi danh mục hồ sơ có trong vụ án và được đánh số bút lục sẽ tổng hợp tất cả các tài liệu có trong vụ án, giúp Luật sư biết về số lượng, tên tài liệu, hồ sơ và nằm ở vị trí nào khi dựa vào số bút lục, theo đó Luật sư sẽ dễ dàng nắm bắt được đâu là TLCC cần thiết để sao chụp. Hiện nay, việc sao chụp TLCC trong giai đoạn thi hành án chưa có quy định, nên nhiều cơ quan cũng gây khó dễ cho Luật sư trong việc tiếp cận TLCC. Vì thế, Luật sư cần chủ động, khéo léo để có thể tiếp cận được TLCC mà mình cần.
Trước khi tiến hành sao chụp TLCC, Luật sư cần phải có đơn xin/ đề nghị sao chụp TLCC. Và liên hệ trước với Tòa án, Thẩm phán, thư ký phụ trách vụ việc. Điều này để thuận tiện cho Luật sư trong việc sao chụp, tránh trường hợp khi Luật sư đến sao chụp thì thư ký, thẩm phán bận công việc khác, mất công, tốn sức cho Luật sư.
Nhiều tòa án yêu cầu phải có luật sư khi tiến hành sao chụp TLCC, khi đó luật sư sẽ phải có mặt tại tòa, có thể cho thư ký đi cùng để giúp việc cho luật sư. Nhưng có nhiều tòa chỉ cần có giấy giới thiệu thì thư ký sẽ được sao chụp TLCC. Tóm lại việc liên hệ trao đổi trước khi tiến hành sao chụp TLCC của Luật sư là cần thiết.
Một vấn đề cũng ít người quan tâm đó là khâu chuẩn bị cho việc sao chụp, ngoài đơn xin/ đề nghị sao chụp TLCC/ giấy giới thiệu thì các trang thiết bị và kỹ năng sao chụp TLCC cũng đóng góp vai trò vô cùng quan trọng. Cần những trang bị các thiết bị điện thoại thông minh (smart phone)/ máy ảnh có bộ nhớ dung lượng cao, đầy pin, và tính năng chụp ảnh phải rõ nét, đảm bảo có thể nhìn thấy được chữ trong văn bản. Nên chuẩn bị nhiều hơn một thiếu bị di động để đảm bảo việc sao chụp thuận tiện, tránh trường hợp hỏng hóc, virut, lỗi phần mềm.
Như đã nói ở trên, cần phải chọn lọc TLCC cần sao chụp, khi sao chụp một tay cầm điện thoại một tay dở TLCC hạn chế tối đa sự di chuyển điện thoại/ máy ảnh. Điều này khiến việc sao chụp TLCC không bị nhòe, mờ, hoặc tốn nhiều thời gian, khi mỏi tay có thể nghỉ vài phút hoặc thay phiên để sao chụp. Đồng thời, khi sao chụp cần tránh “nước” để làm ướt TLCC, và nhẹ nhàng lật dở các hồ sơ tránh làm rách, làm hư hỏng, mất mát TLCC.
Sau khi sao chụp, đối với các tập hồ sơ đã đánh bút lục, hoặc đã sắp xếp ngăn nắp theo từng mục/ tập thì luật sư, thư ký Luật sư cũng cần phải sắp xếp y nguyên theo nội dung đã sao chụp ban đầu, tránh lạc bút lục, làm xáo trộn hồ sơ.
Đối với các vụ đại án, số lượng TLCC lên đến hàng nghìn, trăm nghìn bút lục việc sao chụp có thể diễn ra trong nhiều ngày, Luật sư cũng linh hoạt khi sao chụp xong đến tập nào thì sẽ lưu vào bộ nhớ trên máy tính, hoặc các phần mềm lưu trữ dữ liệu, tránh trường hợp đầy bộ nhớ, hoặc điện thoại bị đơ, lag khi tiếp tục sao chụp.
Việc sử dụng đan xen các ứng dụng phần mềm gg lens, scan,…để giúp cho hồ sơ tài liệu được lưu thành file liên kết và sáng đẹp hơn.
Ngoài ra, một số trường hợp khi Luật sư/ thư ký luật sư đề nghị được sao chụp TLCC bị gây khó dễ lúc này rất cách ứng xử linh hoạt và khéo léo của Luật sư. Luật sư cần chỉ ra sự cần thiết và quyền của luật sư trong việc sao chụp TLCC. Trong trường hợp bất đắc dĩ, các cơ quan vẫn không cho Luật sư sao chụp TLCC thì có thể làm văn bản gửi lên lên người đứng đầu cơ quan, hoặc cơ quan cấp trên để phản ánh nội dung sự việc.
Gần đây, có một vấn đề cũng gây nhiều tranh cãi liên quan đến chi phí sao chụp tài liệu của Luật sư được đề xuất tại dự thảo Pháp lệnh chi phí tố tụng, trong vụ án hình sự, trường hợp người bào chữa yêu cầu sao chụp tài liệu thì phải chịu chi phí sao chụp tài liệu là 1.500 đồng/trang A4. Theo quan điểm của tác giả thì hiện nay hầu hết các Luật sư khi sao chụp TLCC đều được chụp bằng điện thoại, máy ảnh, máy tính,…nên việc thu phí là không phù hợp. Bởi mỗi vụ án sẽ có hàng nghìn, trăm nghìn bút lục, chi phí phải trả 1.500 đồng/trang A4 là rất lớn, có thể lên tới hàng trăm triệu đồng. Nhưng nếu Luật sư phải trả chi phí này, thì phải tính vào chi phí khi ký hợp đồng dịch vụ pháp lý, và khách hàng là người phải tri trả. Hiện tại, vẫn còn rất nhiều người yếu thế, người nghèo là thân chủ của luật sư, dẫn đến việc không đủ chi trả phí dẫn sẽ ảnh hưởng đến quá trình bảo vệ quyền lợi của người dân.
Sao chụp TLCC là vấn đề đơn giản, nhưng việc luật sư không tiếp cận để sao chụp TLCC ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo vệ/ bào chữa cho thân chủ của mình. Vì vậy, Luật sư cần phải khéo léo, linh hoạt, và trang bị cho mình những kỹ năng nhỏ, nhưng quan trọng và cần thiết trong việc sao chụp TLCC một cách có hiệu quả./.
Người viết: Thanh Bình, Thu Hương – VPLS Đồng Đội
___
Thông tin liên hệ:
Văn phòng luật sư Đồng Đội: P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
Website: https://dongdoilaw.vn
Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
Youtube: https://www.youtube.com/c/VănphòngluậtsưĐồngĐội
Tiktok: https://www.tiktok.com/@vpls_dongdoi
