Trong hệ thống hành chính và pháp luật, văn bản không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin mà còn là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý. Việc soạn thảo thiếu chuẩn mực, sai thể thức hoặc sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng có thể dẫn đến nhiều hệ quả: văn bản bị vô hiệu, áp dụng sai hoặc gây hiểu nhầm trong thực tiễn. Bởi vậy, người làm công tác soạn thảo cần đặc biệt chú trọng đến tính pháp lý, logic và ngôn ngữ hành chính của mỗi văn bản.
1. Tuân thủ thể thức, bố cục và kỹ thuật trình bày
Thể thức là yếu tố đầu tiên quyết định giá trị pháp lý của văn bản. Một văn bản dù có nội dung đúng nhưng sai thể thức vẫn có thể bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc không được ban hành.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính bao gồm 14 thành phần cơ bản.
Người soạn thảo phải đảm bảo trình bày chính xác từng thành phần, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, giãn dòng 1,5, căn lề theo đúng quy định.
Lỗi thường gặp:
– Ghi sai tên loại văn bản (ví dụ: ghi “Thông báo” thay vì “Công văn”);
– Thiếu phần “Nơi nhận” hoặc trình bày sai vị trí quốc hiệu, tiêu ngữ;
– Không căn lề đúng chuẩn (lề trái 3,5cm, phải 2cm, trên 2-2,5 cm, dưới 2-2,5 cm).
Những lỗi tưởng nhỏ này đều làm giảm tính trang trọng và có thể khiến văn bản không được lưu hành trong hệ thống quản lý nhà nước.
2. Sử dụng ngôn ngữ hành chính – pháp lý chuẩn mực
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải chính xác, phổ thông, khách quan và ngắn gọn.
Tránh dùng từ địa phương, từ cảm tính hoặc câu dài, khó hiểu. Cần đảm bảo một câu – một ý, tránh lặp, tránh mâu thuẫn giữa các đoạn.
Ví dụ lỗi phổ biến:
– Dùng từ “có thể xem xét” thay vì “được xem xét” khiến văn bản mất tính xác định.
– Dùng từ “cần nhanh chóng thực hiện” – mang tính khẩu hiệu, không có giá trị pháp lý.
Ngôn ngữ pháp lý chuẩn phải thể hiện được ý chí bắt buộc hoặc phạm vi quyền, nghĩa vụ rõ ràng, không gây suy diễn.
3. Căn cứ pháp lý phải chính xác, cập nhật và trích dẫn đúng
Mỗi văn bản hành chính, pháp lý đều cần có phần căn cứ ban hành.
Người soạn thảo phải xác định đúng thẩm quyền của cơ quan ban hành, đồng thời viện dẫn các văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực và phù hợp với nội dung điều chỉnh.
Lỗi dễ mắc:
– Trích dẫn sai số, sai ngày ban hành hoặc văn bản đã hết hiệu lực.
– Dẫn căn cứ không liên quan trực tiếp đến nội dung.
– Dẫn thiếu các văn bản chuyên ngành cần thiết.
Một văn bản có căn cứ sai sẽ kéo theo rủi ro về tính hợp pháp và có thể bị thu hồi, hủy bỏ.
4. Đảm bảo tính logic và thống nhất trong nội dung
Nội dung là phần cốt lõi, thể hiện ý chí và quyết định của cơ quan ban hành.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nội dung văn bản phải ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể, đúng thẩm quyền, đúng chức năng của cơ quan, tổ chức.
Cần chú ý:
– Sắp xếp các điều, khoản, mục theo trình tự hợp lý;
– Các phần, mục không được mâu thuẫn, trùng lặp hoặc phủ định lẫn nhau;
– Các thuật ngữ pháp lý phải dùng thống nhất xuyên suốt văn bản.
Lỗi thường gặp:
– Quy định một nội dung nhưng không xác định cơ quan, cá nhân chịu trách nhiệm.
– Sử dụng thuật ngữ pháp lý không đồng nhất trong cùng văn bản.
– Dẫn chiếu sai hoặc bỏ sót điều, khoản liên quan.
5. Kiểm tra, rà soát trước khi ban hành
Theo Điều 11 và Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản phải được kiểm tra, rà soát về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình ký.
Công đoạn này giúp bảo đảm văn bản hợp pháp, hợp lý, tránh sai sót trong quá trình ban hành.
Nên có ít nhất hai bước kiểm tra:
– Rà soát kỹ thuật: chính tả, căn lề, trình bày, đánh số trang, bố cục;
– Rà soát nội dung: căn cứ pháp lý, tính thống nhất, thẩm quyền và ngôn ngữ.
Lỗi thường gặp:
– Bỏ qua khâu thẩm định nội bộ;
– Trình ký khi văn bản chưa có số, ký hiệu chính xác;
– Không lưu văn bản đi theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP (về lưu văn bản giấy và lưu văn bản điện tử).
Kết luận
Soạn thảo văn bản là công việc đòi hỏi kiến thức pháp lý, kỹ năng hành chính và sự cẩn trọng trong từng chi tiết. Một văn bản được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp đảm bảo hiệu lực thi hành mà còn thể hiện trình độ, uy tín và văn hóa pháp lý của cơ quan, tổ chức ban hành.
Người làm công tác soạn thảo vì thế cần luôn cập nhật quy định mới, rèn luyện kỹ năng và ý thức trách nhiệm trong từng câu chữ.
Thông tin liên hệ:
– Văn phòng luật sư Đồng Đội (Đoàn luật sư TP. Hà Nôi): P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
– Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
– Website: https://dongdoilaw.vn
– Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
– Youtube: https://www.youtube.com/c/VănphòngluậtsưĐồngĐội
– Tiktok: https://www.tiktok.com/@vpls_dongdoi
