Hiện nay, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các hoạt động của đời sống xã hội như giáo dục, y tế, quản lý, quốc phòng, tài chính,… Riêng đối với các hoạt động quản lý thuế, việc sử dụng công nghệ thông tin đã mang lại nhiều hiểu quả tích cực, đặc biệt là sự ra đời của hóa đơn điện tử. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC ra đời là hai cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan thuế tổ chức mô hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng vì tính ưu việt của nó. Một số ưu điểm của hóa đơn điện tử có thể kể đến như: Tiết kiệm chi phí, tính bảo mật cao, tiết kiệm thời gian, đa dạng phương thức gửi hóa đơn, đẩy lùi tình trạng làm giả hóa đơn, chứng từ,…
Cho đến năm 2018, sự ra đời của Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã đánh dấu bước tiến quan trọng đối với sự phát triển và phổ biến của hóa đơn điện tử, trong đó có quy định cụ thể thời hạn 24 tháng, từ ngày 1/11/2018 đến ngày 1/11/2020 để chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
Khi đứng trước nhiều sự thay đổi trong quy định về hình thức hóa đơn đã khiến cho nhiều doanh nghiệp và khách hàng băn khoăn và thắc mắc. VPLS Đồng Đội trong dịch vụ tư vấn thuế đã nhận được nhiều câu hỏi của khách hàng, đặc biệt là các câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp có cùng một lúc sử dụng hoá đơn giấy song song với sử dụng hoá đơn điện tử hay không?
Trả lời:
Theo khoản 1 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 quy định về hóa đơn chứng từ, việc xử lý chuyển tiếp từ hóa đơn giấy qua hóa đơn điện tử, hóa đơn đã phát hành sẽ xử lý như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng đến hết ngày 30/06/2022.
Kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 60 Nghị định này cũng quy định rõ về việc áp dụng hóa đơn đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022 như sau:
– Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Nghị định này được ban hành đến này 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
– Nếu chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy, các đơn vị kinh doanh có thể sử dụng đồng thời hoá đơn giấy và hóa đơn điện tử mà không cần làm thủ tục hủy hóa đơn giấy còn dư, tồn đến 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã phát hành trước ngày 19/10/2020.
- 2. Thủ tục hủy hóa đơn giấy của tổ chức, hộ cá nhân thế nào?
Trả lời:
Căn cứ khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện hủy hóa đơn theo trình tự sau:
Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, kí hiệu mẫu số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
– Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn: phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
– Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2019/TT-BTC) phải có các nội dung sau: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; Lý do hủy; Ngày giờ hủy; Phương pháp hủy.
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có 2 hình thức nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn:
– Trực tiếp: Nộp tại cơ quan thuế.
– Nộp thuế qua mạng: Vào phần mềm HTKK thực hiện thông báo kết quả hủy hóa đơn, kết xuất xml rồi nộp qua mạng.
Thời hạn hủy hóa đơn
Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2019/TT-BTC, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các hình thức xử phạt đối với hành vi chậm tiêu hủy hóa đơn được quy định thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Trên đây là toàn bộ ý kiến của chúng tôi liên quan đến vấn đề mà quý khách yêu cầu tư vấn. Trong trường hợp cần làm rõ thêm bất kỳ nội dung nào, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:
Văn phòng luật sư Đồng Đội: P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
Website: https://dongdoilaw.vn
Người viết – CTV pháp lý: Lương Lệ Mai
SĐT: 0362616926
Email: mmaivk22@gmail.com
