Hội nhập và phát triển kinh tế đã và đang mang lại cho Việt Nam rất nhiều những thuận lợi thu hút nguồn vốn đầu tư nước ngoài, tận dụng được kỹ thuật khoa học và công nghệ tiên tiến để vận dụng vào quá trình sản xuất, kinh doanh của mình. Kèm theo đó là các loại hình dịch vụ, đặc biệt là lĩnh vực xoay quanh vấn đề pháp lý.
Với thể chế xã hội pháp quyền như hiện nay bất kể cơ quan, tổ chức, cá nhân nào cũng có nhu cầu xây dựng một cơ sở pháp lý chuyên biệt cho đơn vị của mình, vậy nên hiện nay đa số khách hàng không đợi đến thời điểm phát sinh tranh chấp hay bị vướng vòng lao lý thì mới tìm đến luật sư, rất nhiều khách hàng đã tìm đến các hãng luật để tham khảo xây dựng đường lối, giảm thiểu được các rủi ro cho bản thân cũng như đơn vị. Tuy nhiên hiện nay, trong khi rất nhiều hãng luật đã nhanh chóng khẳng định được vị thế trên thị trường pháp lý thì còn rất nhiều đơn vị luật đang loay hoay chưa tìm được một nguồn khách hàng ổn định và xây dựng vận hành một cách linh hoạt nhất.
Nguyên nhân dẫn đến việc các tổ chức hành nghề luật sư chưa thể vận hành một cách hoàn hảo và chưa thể phát triển như kỳ vọng đến từ rất nhiều các nguyên nhân khác nhau. Theo đó một trong những nguyên nhân lớn nhất là công tác quản trị, điều hành doanh nghiệp, đơn vị.
(Ảnh minh họa)
Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình hoạt động một số hãng luật có tiến trình hình thành và phát triển nổi bật tại Việt Nam. Bài viết này hướng đến mục tiêu chia sẻ một số quan điểm và xây dựng một số kỹ năng quan trọng trong công tác quản trị, phát triển của tổ chức hành nghề luật sư hiện nay. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, tập trung vào công tác quản lý và phát triển nguồn lực
Một đơn vị luật sở hữu đội ngũ luật sư danh tiếng không chỉ khẳng định uy tín trên thị trường mà còn mang lại niềm tin lớn cho khách hàng. Những luật sư danh tiếng thường là những người có chuyên môn sâu rộng, kinh nghiệm thực tiễn phong phú và khả năng giải quyết các vụ việc phức tạp một cách hiệu quả. Họ không chỉ giành được sự tín nhiệm của khách hàng mà còn là nguồn cảm hứng và động lực cho đội ngũ nhân viên trong tổ chức. Đơn vị luật với luật sư danh tiếng thường tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội, đồng thời góp phần nâng cao tiêu chuẩn đạo đức và chất lượng dịch vụ pháp lý trong cộng đồng.
Vì vậy, ngoài kỹ năng chuyên môn đội ngũ luật sư của các đơn vị cần cho thấy được vai trò trong công tác quản trị tổ chức hành nghề luật của mình dựa trên nguyên tắc công bằng, tạo điều kiện cho việc đào tạo, gắn kết các thành viên trong và ngoài tổ chức luật của mình. Nhằm tạo nên một môi trường chung gắn kết và xây dựng nên cơ chế phát triển chung, lành mạnh. Đồng thời khơi gợi nên một môi trường có chiều sâu về chuyên môn và phát huy được sức mạnh tập thể của mọi thành viên trong tổ chức.
Thứ hai, xây dựng văn hóa đơn vị kèm theo các quy định về nội quy
Xây dựng văn hóa đơn vị là yếu tố then chốt để tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đoàn kết và hiệu quả. Một văn hóa đơn vị mạnh mẽ không chỉ phản ánh giá trị cốt lõi mà còn định hướng hành vi và thái độ của mỗi thành viên.
Để đạt được điều này, việc ban hành các quy chế riêng biệt phù hợp với đặc thù hoạt động của tổ chức là vô cùng quan trọng. Các quy chế này nên bao gồm quy định về (đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử, cơ chế khen thưởng và xử lý vi phạm) nhằm duy trì sự công bằng và minh bạch. Khi văn hóa và quy chế được xây dựng đồng bộ, tổ chức sẽ không chỉ phát triển bền vững mà còn thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời tạo dựng được niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác.
Thứ ba, thực hiện tuân thủ theo quy định pháp luật
Tuân thủ quy định pháp luật là nguyên tắc cốt lõi trong hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư, đảm bảo sự chuyên nghiệp và uy tín lâu dài. Quy định tại Điều 5 Luật Luật sư 2006 sửa đổi bổ sung 2012, theo đó cần tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Tuân theo quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư; Độc lập, trung thực, tôn trọng sự thật khách quan; Sử dụng các biện pháp hợp pháp để bảo vệ tốt nhất quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng; Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động nghề nghiệp luật sư.
Ngoài ra, Tổ chức hành nghề luật sư dù hoạt động trong lĩnh vực pháp lý nhưng vẫn được coi là một loại hình doanh nghiệp và chịu sự điều chỉnh của các quy định pháp luật tương tự như doanh nghiệp theo quy định tại Điều 33, 34 Luật Luật sư. Do đó các đơn vị luật phải tuân thủ các quy định về đăng ký hoạt động, thuế, lao động, và bảo hiểm xã hội, cũng như đảm bảo minh bạch trong hoạt động tài chính tại Điều 40 Luật Luật sư. Mặc dù có tính chất đặc thù về nghề nghiệp, nhưng các tổ chức vẫn cần xây dựng bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ cung cấp và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Trong thực tế cần lưu ý đối với nguyên tắc bảo mật thông tin khách hàng, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hồ sơ, tài liệu. Điều này bao gồm việc lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin của khách hàng một cách an toàn, chỉ sử dụng cho các mục đích hợp pháp theo quy định của pháp luật. Điều 25 Luật Luật sư quy định về việc bảo mật thông tin khách hàng, cụ thể việc luật sư không được để lộ thông tin khách hàng, không được sử dụng thông tin khách hàng để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, tổ chức hành nghề luật sư có trách nhiệm bảo đảm các nhân viên không được tiết lộ các thông tin trong hồ sơ vụ việc.
Hiện nay, một số tổ chức hành nghề luật sư với mong muốn truyền đạt vốn kiến thức chuyên môn đã cho phép nhân viên được tham khảo hồ sơ vụ việc. Tuy nhiên, khi giao hồ sơ của khách hàng cho nhân viên cần chú ý về vấn đề bảo mật thông tin bằng cách yêu cầu nhân viên thực hiện việc cam kết và đưa ra quy định xử lý nếu vi phạm vấn đề này.
Thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc trên không chỉ bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro pháp lý mà còn xây dựng lòng tin mạnh mẽ từ phía khách hàng và cộng đồng.
Ngoài ra, luật sư không chỉ là người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng mà còn là biểu tượng của công lý và trách nhiệm xã hội. Ngoài việc tuân thủ pháp luật, luật sư cần đặt đạo đức nghề nghiệp lên hàng đầu, coi đó là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, ghi nhớ nội dung Bộ quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam. Đồng thời, luật sư phải luôn tôn trọng thể chế chính trị trong việc xây dựng một xã hội thượng tôn pháp luật, hiểu rõ rằng pháp luật không chỉ là công cụ bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn là nền tảng để duy trì trật tự và phát triển xã hội. Không bị chi phối bởi những quan điểm và ý kiến sai lệch với sự thật từ các cá nhân, thế lực thù địch có âm mưu chống phá Nhà nước. Sự minh bạch, công tâm và chính trực không chỉ xây dựng lòng tin với khách hàng mà còn góp phần khẳng định mối quan hệ hài hòa giữa nghề luật và Nhà nước. Chỉ khi cân bằng giữa đạo đức, chuyên môn và trách nhiệm cộng đồng, luật sư mới thực sự trở thành người đồng hành đáng tin cậy của công lý.
(Ảnh minh họa)
Thứ tư, thực hiện việc quản lý hành chính (quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu,…)
Quản lý hành chính trong tổ chức hành nghề luật sư đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm hoạt động hành nghề được thực hiện một cách hiệu quả, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Quản lý công văn, hồ sơ và tài liệu trong tổ chức này bao gồm việc tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và xử lý các văn bản pháp lý, hồ sơ vụ án, tài liệu liên quan đến khách hàng và các thông tin nội bộ khác.
Việc tổ chức và quản lý hiệu quả các tài liệu này giúp nhân viên trong tổ chức dễ dàng truy cập thông tin cần thiết khi xử lý công việc, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và sự bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Quản lý hành chính cần được thiết lập một cách khoa học, với các tiêu chuẩn rõ ràng về quy trình lưu trữ, bảo mật, và phân quyền truy cập để ngăn ngừa rủi ro, sai sót trong quá trình làm việc và giúp tổ chức luật sư tuân thủ các quy định pháp lý về bảo vệ thông tin khách hàng.
Quản lý hành chính, đặc biệt là việc quản lý công văn, hồ sơ và tài liệu, là một nguyên tắc quan trọng trong hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư, nhưng đáng tiếc lại thường bị xem nhẹ. Nhiều tổ chức chưa dành sự quan tâm cần thiết vào việc xây dựng cơ chế lưu trữ, kiểm soát truy cập và bảo mật thông tin, dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, khó khăn trong việc tra cứu khi cần thiết. Sự thiếu chú trọng này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và quyền lợi của khách hàng.
Thứ năm, xây dựng hình ảnh thương hiệu cá nhân và tổ chức
Xây dựng hình ảnh thương hiệu cá nhân và tổ chức là yếu tố then chốt giúp các tổ chức hành nghề luật sư tạo dựng uy tín và thu hút khách hàng. Đối với cá nhân luật sư, việc duy trì đạo đức nghề nghiệp, chuyên môn vững vàng và phong cách làm việc chuyên nghiệp là nền tảng để xây dựng lòng tin từ khách hàng. Ở cấp độ tổ chức, thương hiệu được thể hiện qua sự chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ, khả năng xử lý vụ việc hiệu quả và cam kết bảo mật thông tin khách hàng. Ngoài ra, việc tham gia các hoạt động cộng đồng, chia sẻ kiến thức pháp lý và duy trì hình ảnh truyền thông tích cực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định vị thế của tổ chức trên thị trường. Một thương hiệu mạnh không chỉ giúp tổ chức nâng cao giá trị mà còn là yếu tố cạnh tranh bền vững trong lĩnh vực pháp lý.
Trên thực tế trao đổi, từng có luật sư nói trong tâm trạng muộn phiền rằng “Về góc độ chuyên môn thì tôi không hề thua kém bất kể ai, nhưng vấn đề xây dựng hình ảnh và quản trị đơn vị tôi nhận thấy mình còn nhiều hạn chế và lạc hậu”.
Cuối cùng và rất quan trọng, áp dụng công nghệ khoa học vào quá trình hành nghề
Công nghệ 4.0 mở ra kỷ nguyên mới cho các tổ chức hành nghề luật sư, giúp tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Từ các công cụ quản lý hồ sơ thông minh, AI hỗ trợ phân tích pháp lý, công nghệ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch và an toàn. Nền tảng trực tuyến cho phép kết nối khách hàng mọi lúc, mọi nơi, mở rộng phạm vi hoạt động. Để tận dụng triệt để, các đơn vị luật cần đầu tư vào đào tạo nhân sự và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật.
Việc áp dụng công nghệ vào quá trình hành nghề giúp các tổ chức hành nghề luật sư có thể rút ngắn thời gian trao đổi với khách hàng qua các ứng dụng như (zalo, facebook, zoom,…), ngoài ra khi áp dụng các phương tiện công nghệ giúp việc (sao chụp hồ sơ, chuyển tài liệu qua không gian mạng,…) được tối ưu hóa hơn so với khoảng thời gian trước đây. Đồng thời việc tiếp xúc và ứng dụng với các nền tảng mạng xã hội giúp các luật sư có những góc nhìn tổng thể về những sự kiện đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ, cũng như nâng cao chuyên môn pháp lý thông qua các kênh thông tin như (youtube, tiktok,…).
Có thể nói, đây là vấn đề rất quan trọng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ của các tổ chức hành nghề luật sư mà còn quyết định khả năng cạnh tranh, thích nghi với xu hướng công nghệ, cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong thời đại số hóa.
Như vậy, vận hành và phát triển tổ chức hành nghề luật sư chỉ dựa vào đội ngũ luật sư uy tín, giàu kinh nghiệm là chưa đủ mà cần phải có sự kết hợp giữa các yếu tố khác như tổ chức quản trị đơn vị, xây dựng thương hiệu. Một hệ thống quản trị hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Đồng thời, việc xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp không chỉ thu hút khách hàng mà còn tạo dựng uy tín trong ngành, giúp tổ chức nổi bật trong môi trường cạnh tranh. Cùng với đó, chú trọng các yếu tố như ứng dụng công nghệ, bảo mật thông tin, và phát triển mối quan hệ đối tác cũng đóng vai trò quan trọng, góp phần tạo nên một nền tảng phát triển bền vững và lâu dài.
Rất mong nhận được những ý kiến, quan điểm từ quý bạn đọc.
Đàm Long – Nhân viên Văn phòng luật sư Đồng Đội
Thông tin liên hệ:
Văn phòng luật sư Đồng Đội: P2708, Tòa nhà VP3 Bán đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 0936.026.559 – Email: tranxuantien1964@gmail.com
Website: https://dongdoilaw.vn
Facebook: https://www.facebook.com/dongdoilaw
Youtube: https://www.youtube.com/c/VănphòngluậtsưĐồngĐội
Tiktok: https://www.tiktok.com/@vpls_dongdoi
